Um número crescente de empresas agora oferece instalações de trabalho remotas para sua força de trabalho, e algumas empresas até têm apenas funcionários distribuídos e nenhum escritório.

Embora o trabalho remoto tenha muitos benefícios, o maior desafio que enfrenta é a comunicação e a colaboração.

Portanto, neste artigo, vamos compartilhar 5 excelentes ferramentas de comunicação que você obtém de sistemas telefônicos baseados em nuvem que ajudam a facilitar a colaboração e a produtividade para funcionários remotos.

1. Webphone / aplicativo móvel: Ligue de qualquer lugar

Com o sistema de telefonia VoIP hospedado, você pode fazer chamadas pela Internet. Com o VoIP, os funcionários obtêm mais flexibilidade com um telefone que podem usar em trânsito.

Além de telefones fixos ou telefones IP, os funcionários remotos também podem usar telefones da web ou aplicativos móveis. Com o webphone e o aplicativo móvel, os funcionários podem usar seu número de ramal em qualquer lugar, desde que tenham internet ativa.

Com o VoIP, os funcionários remotos ou baseados em casa podem fazer chamadas da linha de trabalho e podem gerenciar chamadas recebidas para vendas ou linhas de suporte ao cliente.

Para os funcionários, é fundamental não utilizar o número, mas sim uma linha de trabalho para maior segurança e controle de qualidade.

Pode parecer mais fácil usar um telefone celular para fazer chamadas, mas os aplicativos móveis tornam mais fácil para os funcionários usarem a linha telefônica do escritório.

Os aplicativos móveis VoIP são fáceis de usar e os funcionários podem manter suas chamadas pessoais e de trabalho separadas. Os aplicativos móveis também incluem:

• Diretório da empresa
• Teleconferência
• Música em espera
• Gravação de chamadas
• Não perturbe (DND)

O webphone é integrado à interface de usuário VoIP, para quem prefere trabalhar em seu computador. Você pode fazer chamadas usando o microfone do seu computador ou com um fone de ouvido. Você não precisa baixar nada para usar o webphone, apenas seu nome de usuário e senha para fazer o login.

2. Relatório ao vivo: Melhor gerenciamento de agentes remotos

Com o relatório ao vivo, você pode ver todas as linhas telefônicas ativas e chamadas em tempo real. Você pode ver quantos agentes estão ativos, ocupados, o tempo médio de espera do chamador e o número de chamadores em espera.

Com essas informações detalhadas, você pode gerenciar agentes e melhorar a experiência do cliente. Além de relatórios ao vivo, o painel de VoIP também exibe análises para analisar o uso e os padrões de chamadas mais detalhadamente. Portanto, você pode lidar adequadamente com os horários de pico das chamadas.

3. Gravação de chamadas

Outra ótima ferramenta para gerenciar trabalhadores remotos é a gravação de chamadas. Provedores como o sistema VoIP oferecem gravações de chamadas automáticas e sob demanda.

Todas as gravações são salvas no painel; você pode ouvir e baixar todas as gravações diretamente do painel. Os gerentes podem ouvir as gravações das chamadas e fornecer um feedback melhor aos agentes.

Com funcionários remotos, é importante ter check-ins regulares para treinamento, especialmente com a mudança do cenário, onde um novo recurso é adicionado ao produto da plataforma.

Ao examinar uma chamada que grava funcionários e gerentes, ambos podem discutir feedback e sugestões para melhorias.

4. Fax Virtual

Se você precisar enviar um fax, observe que o fax virtual é muito mais seguro do que uma máquina de fax fixa. O envio de fax virtual é muito fácil de implementar, com VoIP todos os faxes são armazenados online, e você pode acessá-los através de um painel online.

Normalmente, os provedores oferecem duas formas de envio de fax, incluindo upload de documentos por meio do painel e envio de fax como anexo de e-mail.

Os faxes digitais permitem que funcionários remotos gerenciem o fax de qualquer local. O fax virtual não é apenas mais seguro, mas também é melhor para funcionários remotos.

Melhor comunicação significa menos solidão

Ao melhorar a colaboração e a comunicação entre os funcionários distribuídos, você pode minimizar o maior desafio do trabalho remoto que é a solidão.

Sentir-se útil e trabalhar em equipe dá aos funcionários motivação e propósito. Trabalho em equipe significa menos solidão e pode levar a funcionários mais produtivos e mais felizes. E isso pode levar a uma situação vantajosa para ambos, empregador e empregado.